×
Nöbet Planlama Sisteminin Temel Kuralları
Sistemin Değiştirilemez Temel Kuralları
Listenizi oluşturmaya başlamadan önce, sistemin "Anayasası" olarak kabul ettiği ve hiçbir koşulda taviz vermediği üç temel prensibi anlamak önemlidir. Bu kurallar, adil, yasal ve güvenli bir çalışma ortamını garanti altına alır ve diğer tüm tercihlerden daha üstündür.
1. 24/24 Kuralı (Sağlık ve Güvenlik Kalkanı - KESİNLİKLE ESNETİLEMEZ):
Ne Yapar? Bir personel 24 saatlik nöbetini bitirdiğinde, sistem o personelin üzerine görünmez bir "dinlenme kalkanı" koyar. Bu kalkan, takip eden 24 saat boyunca aktiftir ve o personele yeni bir nöbet yazılmasını kesinlikle engeller.
Amacı: Personelin aşırı yorgunluğa bağlı hata yapmasını önlemek ve yasal dinlenme sürelerine harfiyen uymaktır.
Önem: Bu kural sistemin "anayasası"dır ve hiçbir koşulda esnetilemez. Yıllık izin kuralları bile bu kuralı geçersiz kılamaz.
2. Gün Aşırı Çalışma Yasağı (Yorgunluk Önleyici - ESNETİLEBİLİR):
Ne Yapar? Sistem, bir personelin iki farklı takvim gününde art arda çalışmasını engeller. Örneğin, ayın 5'inde çalışan bir personel, normal koşullarda ayın 6'sında tekrar çalışamaz.
İstisnası: Bu kuralın istisnaları şunlardır:
- Personelin kendisinin belirlediği Yüksek Öncelikli bir çalışma isteği
- Yıllık izin kuralları (izin öncesi 4. gün ve izin sonrası ilk gün)
Önem: Bu kural esnetilebilir, ancak 24/24 kuralı kesinlikle esnetilemez.
3. Dengeli Dağılım Prensibi (Adalet Algoritması):
Ne Yapar? Sistem, bir ay boyunca her personele düşen toplam nöbet sayısını sürekli olarak takip eder. Nöbet ataması yaparken, o ana kadar en az nöbet tutmuş olan personellere öncelik verir.
Amacı: Ay sonunda "Bana hep daha fazla nöbet yazılıyor" gibi şikayetlerin önüne geçmek ve iş yükünü tüm ekip arasında objektif ve adil bir şekilde dağıtmaktır.
Adım 1: Personel - Planın Temel Taşları
Burası, nöbet planınızın temelini oluşturduğunuz yerdir. Sistemin kimi, hangi rolde planlayacağını bilmesi için bu sekmedeki bilgilerin eksiksiz ve güncel olması hayati önem taşır.
Görev Grupları Neden Önemli? Personeli Ekip Sorumlusu ve Sürücü olarak doğru şekilde ayırmalısınız. Çünkü sistem, her bir nöbet günü için sahaya çıkacak ekibi (2 Ekip Sorumlusu + 1 Sürücü) formülüne göre kurmaya çalışır. Hatalı bir görev ataması, tüm planlamanın yanlış yapılmasına neden olabilir.
PDF'ten Aktarma Kolaylığı: Eğer ilk kez kullanıyorsanız veya yeni bir ekibin listesini yapıyorsanız, mevcut bir PDF listesini yüklemek size saatler kazandırabilir. Sistem, bu dosyayı akıllıca okuyarak tüm personeli ve görevlerini sizin için otomatik olarak listeye ekler.
Profesyonel İpucu: Personel sirkülasyonu olduğunda (yeni başlayan veya ayrılan), bu listeyi güncel tutmayı unutmayın. Güncel olmayan bir liste, planlama hatalarına veya mevcut olmayan kişilere nöbet yazılmasına yol açabilir.
Adım 2: İzinler - Çalışılamaz Günleri İşaretleme
Bu sekme, takvim üzerinde sistemin dokunamayacağı "kırmızı çizgileri" belirler. Resmi olarak izinli olan personele yanlışlıkla nöbet yazılmasını engeller.
Yıllık İzin Kuralının Derinlemesine Anlamı: Sistem, yıllık izni sadece belirtilen tarih aralığı olarak görmez. Personelin tatil öncesi ve sonrası tam olarak dinlenebilmesi için bir "tampon bölge" oluşturur. Örneğin, bir personel ayın 10'u ile 20'si arasında izinliyse, sistem o personeli ayın 7-8-9'unda (3 gün önce) ve ayın 21'inde (1 gün sonra) de korumaya alır ve nöbet yazmaz.
Tüm İzinler Eşittir: Sistem için izin türünün (Yıllık, Mazeret, Günlük) bir önemi yoktur. Burada girilen bir tarih, o personel için o günün tamamen kapalı olduğu anlamına gelir.
Adım 3: Nöbet Devri - Sözlü Anlaşmaları Resmi Kayda Dökme
Bu özellik, personel arasındaki nöbet değişimlerini kurallı ve takip edilebilir bir hale getirir. "Sen benim yerime tut" konuşmalarını sistemin anlayacağı bir dile çevirir.
Senaryo ile Açıklama: Diyelim ki Ekip Sorumlusu Ali, ayın 15'inde bir işi olduğu için nöbetini devretmek istiyor. Ekip Sorumlusu Ayşe ise o gün çalışabileceğini ve Ali'nin nöbetini devralabileceğini söylüyor. Bu durumu sisteme şöyle girersiniz:
- Devreden: Ali'yi seçersiniz.
- Devralan: Ayşe'yi seçersiniz.
Sistemin Tepkisi:
- Ali İçin: Sistem, ayın 15'ini Ali için resmi bir dinlenme günü olarak işaretler. O gün Ali'ye kesinlikle nöbet yazılmaz ve takvimde "D" (Devir) olarak görünür.
- Ayşe İçin: Ayşe, o ayki normal nöbetlerini tutmaya devam eder. Ayın 15'indeki bu devir nöbeti, onun için ekstra bir görev olarak eklenir. Sistem, ay sonunda iş yükü hesaplaması yaparken Ayşe'nin bu fazladan çalıştığı nöbeti de hesaba katar.
Güvenlik Kontrolü: Sistem akıllıdır. Eğer Ayşe'nin ayın 14'ünde zaten nöbeti varsa, bu devir anlaşması 24/24 kuralını ihlal edeceği için sistem tarafından geçersiz sayılır ve planlamaya dahil edilmez. Bu, personelin farkında olmadan riskli nöbetler almasını engeller.
Adım 4: Tercihler - Planlamaya İnsan Odaklı Yaklaşım
Bu sekme, sistemin katı bir makine olmaktan çıkıp, ekibinizin isteklerine ve ihtiyaçlarına duyarlı bir asistana dönüşmesini sağlar. Personel motivasyonunu ve memnuniyetini doğrudan etkiler.
Öncelik Seviyelerini Stratejik Kullanma:
- Yüksek Öncelik (Veto Hakkı): Bu özelliği, personelin kaçıramayacağı çok önemli olaylar (kardeşinin düğünü, çocuğunun mezuniyeti vb.) için kullanın. "Yüksek - İstemiyorum" tercihi, sistem için neredeyse bir kanun hükmündedir. "Yüksek - İstiyorum" tercihi ise sisteme "Bu nöbeti bu kişiye vermek için diğer kuralları (gün aşırı çalışma gibi) esnetebilirsin" komutunu verir.
- Orta Öncelik (Standart Talep): "O gün nöbet tutarsam iyi olur" veya "O gün nöbet tutmasam daha iyi olur" gibi genel istekler için idealdir. Sistem, tüm personelin orta öncelikli taleplerini bir havuzda toplayıp en adil çözümü bulmaya çalışır.
- Düşük Öncelik (Beraberlik Bozucu): İki personel bir nöbet için eşit derecede uygun olduğunda, o gün için "Düşük - İstiyorum" tercihi olan personel bir adım öne geçer.
Profesyonel İpucu: Personelinizi bu sistemi akıllıca kullanmaları için teşvik edin. Her isteği "Yüksek Öncelik" olarak girmek, sistemin çözüm bulmasını imkansız hale getirebilir. Dengeli bir kullanım, herkes için daha iyi bir sonuç doğurur.
Adım 5: Eğitimler ve Önceki Ay - Kenar Boşluklarını Ayarlama
Bu iki sekme, takvimin başlangıç ve bitiş noktaları ile özel olaylar etrafındaki planlamayı pürüzsüz hale getiren ince ayar araçlarıdır.
Eğitimler: Bir personelin eğitime hem zihinsel hem de fiziksel olarak hazır gitmesi önemlidir. Bu kural, personelin eğitimden önceki gece nöbette yorulmasını ve eğitim gününde de görevde olmasını engelleyerek verimliliği artırır.
Önceki Ay: Bu özellik, ay takvimlerini birbirine bağlayan bir köprü görevi görür. Ayın 31'inde nöbet tutan birinin, yeni ayın 1'inde tekrar nöbete gelmesini engelleyerek 24/24 dinlenme kuralının takvimler arasında da devamlılığını sağlar.
Adım 6: Nöbet Oluştur & Takvim - Sonuçları Görme ve Son Dokunuş
Burası, tüm emeklerinizin karşılığını gördüğünüz, projenin sonlandığı yerdir.
Oluşturma Süreci: "Program Oluştur" butonuna tıkladığınızda, sistemin algoritması diğer sekmelerde girdiğiniz yüzlerce kural, tercih ve veriyi analiz eder. Milyonlarca olasılığı saniyeler içinde değerlendirerek matematiksel olarak en optimal ve adil programı ortaya çıkarır.
Sonuçları İnceleme: Oluşturulan liste size iki farklı şekilde sunulur:
- Takvim: Ayın genel görünümünü ve nöbet dağılımını bir bakışta görmek için idealdir.
- İş Yükü Tablosu: Her bir personelin o ay kaç saat çalışması gerektiğini, kaç nöbet tuttuğunu ve ne kadar fazla mesai yaptığını gösteren, adaleti denetlemek için en önemli tablodur.
Manuel Düzenleme (İnsan Dokunuşu): Sistem en iyi taslağı sunar, ancak son söz her zaman sizindir. Eğer insan sezgisi gerektiren özel bir değişiklik yapmak isterseniz, "Manuel Düzenleme Modu" ile takvim üzerinde kolayca değişiklik yapabilirsiniz.
Adım 7: Geçmiş Listelerim - Kurumsal Hafızanız
Bu bölüm, oluşturduğunuz nöbet listelerini tek kullanımlık belgeler olmaktan çıkarıp değerli bir veri arşivine dönüştürür.
Arşivin Gücü: Bu özellik sayesinde, geçmiş aylardaki iş yükü trendlerini analiz edebilir, personel taleplerini geriye dönük olarak inceleyebilir ve kimin ne zaman çalıştığına dair resmi ve değiştirilemez bir kayda sahip olabilirsiniz.
Güvenlik: Her kullanıcının sadece kendi kaydettiği arşivleri görebilmesi, gizliliği ve veri güvenliğini sağlar. Bu nedenle bu bölüme erişim için kullanıcı girişi gereklidir.
