Yapay Zeka Destekli Nöbet Programı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular ❓

Evet, sistemin tüm temel özellikleri %100 ücretsizdir. Personel ekleme, izin yönetimi, adil nöbet dağılımı ve PDF çıktısı gibi tüm ana fonksiyonları hiçbir ücret ödemeden sınırsızca kullanabilirsiniz. Sistemin Yapay Zeka (AI) özellikleri olan PDF'ten Personel Aktarma ve WhatsApp'tan İzin İşleme fonksiyonları, Google'ın Gemini AI teknolojisini kullanır. Bu teknolojiyi kullanabilmek için kendi ücretsiz Gemini API anahtarınızı almanız yeterlidir. Google, bu API için oldukça cömert bir ücretsiz kullanım kotası sunmaktadır ve bu kota, bir kurumun aylık nöbet listesi ihtiyaçları için fazlasıyla yeterlidir.

Bu özellik, size saatler kazandırmak için tasarlandı. Elinizdeki eski bir nöbet listesi PDF'ini (veya Excel'den PDF'e çevirdiğiniz bir dosyayı) sisteme yüklediğinizde, Yapay Zeka devreye girer.

• PDF dosyasını görsel ve metinsel olarak analiz eder.
• "Adı Soyadı" ve "Görevi" gibi sütunları tanır.
• Her bir personelin ismini ve görevini (Örn: Ekip Sorumlusu, Sürücü, Uzman Hekim) otomatik olarak ayırt eder.
• Tanımladığı tüm personeli tek tıkla sizin için personel listenize ekler.

Bu sayede, 20-30 kişilik bir ekibi manuel olarak tek tek girmek yerine saniyeler içinde sisteme tanıtabilirsiniz. Yapısal olarak düzgün (tablo formatına yakın) olan çoğu PDF ile yüksek başarı oranıyla çalışır.

Bu özellik, nöbet hazırlayan yöneticilerin en büyük dertlerinden birini çözer: dağınık izin taleplerini tek merkezde toplamak.

• Yöneticinin WhatsApp grubundan kopyaladığı tüm konuşma metnini analiz eder.
• "Ahmet Yılmaz 15-20 Ağustos yıllık izin kullanacak", "Ayşe Kaya pazar günleri nöbet istemiyor" veya "Ben yarın izinliyim" gibi serbest metinleri anlar.
• Doğal Dil İşleme (NLP) teknolojisiyle bu cümlelerden personel adını, tarihleri ve talep türünü (izin veya tercih) çıkarır.
• Bu verileri sizin için yapısal bir formata dönüştürür ve size bir onay listesi sunar.
• Siz sadece "Sonuçları Sisteme Kaydet" butonuna basarak, onlarca talebi saniyeler içinde İzinler ve Tercihler sekmelerine otomatik olarak işlemiş olursunuz.

"Adalet", bu sistemin temel taşıdır. Algoritma, adaleti iki ana katmanda sağlar:

• Saat ve Nöbet Sayısı Dengesi: Ay sonunda her personelin toplam çalışma saatini ve tuttuğu nöbet sayısını sürekli olarak takip eder. Yeni bir nöbet ataması yaparken, o ana kadar en az çalışmış ve en az nöbet tutmuş personele öncelik verir.
• Vardiya Türü Dengesi: Sadece toplam nöbet sayısını değil, aynı zamanda hafta sonu, resmi tatil veya gece gibi "istenmeyen" nöbetlerin de personel arasında adil bir şekilde dağıtılmasını sağlar. Böylece ay sonunda "hep bana hafta sonu yazılıyor" gibi şikayetlerin önüne geçer.

Sistem, personel sağlığı ve yasalara uyumluluk konusunda çok hassastır. Bazı kurallar, personel tercihleri ne olursa olsun asla esnetilmez:

• 24/24 Dinlenme Kuralı: 24 saatlik bir nöbetten çıkan personel, takip eden 24 saat boyunca kesinlikle dinlenir. Bu personele art arda nöbet yazılamaz.
• Yıllık İzin Koruma Kalkanı: Yıllık izne çıkan bir personelin, izinden önceki 3 gün ve izinden sonraki 1 gün boyunca nöbet tutması engellenir, böylece dinlenmiş bir şekilde göreve başlaması sağlanır.
• Eğitim Kuralı: Eğitime gidecek bir personelin, eğitim gününde ve eğitimden bir önceki günde nöbet tutması engellenir.

Program, kod yapısı gereği üç ana meslek grubu için özel olarak optimize edilmiştir: 112 Acil Sağlık, Doktorlar ve Hemşireler.

• 112 için: Ekip Sorumlusu ve Sürücü rolleri, 24 saatlik nöbetler ve devir sistemi tam uyumludur.
• Doktorlar ve Hemşireler için: Sistem, 24 saatlik nöbetlerin yanı sıra 8 saatlik ve 16 saatlik vardiya kombinasyonlarını da destekler. "Uzman Hekim", "Asistan Hekim", "Hemşire" gibi farklı roller tanımlayabilir ve her vardiya için minimum personel sayısı belirleyebilirsiniz. Bu esneklik, hastane ve klinikler için de ideal bir çözüm sunar.

Bu sistem, yapay zekanın personel memnuniyetini en üst düzeye çıkarmasını sağlar. Her tercihin bir "ağırlığı" vardır:

• 🔴 Yüksek Öncelik: Bu bir "veto hakkı" gibidir. Personelin düğün, mezuniyet gibi kesinlikle katılması gereken bir durumu varsa kullanılır. "Yüksek - İstemiyorum" seçeneği, sistemin o personele o gün nöbet yazmasını neredeyse imkansız hale getirir. "Yüksek - İstiyorum" ise, sistemin diğer personelin daha hafif kurallarını esneterek o kişiye nöbet vermesini sağlar.
• 🔄 Orta Öncelik (Varsayılan): "O gün nöbet tutmasam iyi olur" gibi genel talepler için kullanılır. Yapay zeka, tüm personelin orta öncelikli taleplerini bir havuzda toplayarak en adil ve optimal çözümü bulmaya çalışır.
• 🟡 Düşük Öncelik: Bir "beraberlik bozucu" olarak çalışır. İki personel bir nöbet için eşit derecede uygun olduğunda, o gün için "Düşük - İstiyorum" tercihi olan personel bir adım öne geçer.

Bu sistem, personel arasındaki sözlü anlaşmaları resmi ve kurallı bir hale getirir. Örneğin, Ali nöbetini Ayşe'ye devrettiğinde:

• Ayşe (Nöbeti Devralan): O ayki kendi normal nöbetlerini tutmaya devam eder. Ali'nin nöbeti, Ayşe için ekstra bir görev olarak yazılır. Sistem, Ayşe'nin bu fazladan çalışmasını ay sonu iş yükü tablosunda göstererek adaleti sağlar.
• Ali (Nöbeti Devreden): Sistem, devrettiği günü Ali için otomatik olarak izinli sayar. Takvimde bu gün "D" (Devir) olarak işaretlenir ve Ali'ye o gün başka bir görev verilmez.

Sistem, Misafir (Guest) ve Kayıtlı Kullanıcı olmak üzere iki modda çalışır.

• Misafir Modu: Kayıt olmanıza gerek yoktur. Tüm verileriniz (personel listesi, izinler vb.) sadece sizin tarayıcınızda, geçici bir oturum (session) içinde saklanır. Tarayıcıyı kapattığınızda veya belirli bir süre sonra tüm veriler otomatik olarak silinir. Gizlilik en üst düzeydedir, hiçbir veri sunucuda kalıcı olarak saklanmaz.
• Kayıtlı Kullanıcı Modu: Ücretsiz bir hesap oluşturduğunuzda, "Arşiv" özelliğini kullanabilirsiniz. Bu modda, oluşturduğunuz nöbet listeleri güvenli bir şekilde kişisel hesabınıza kaydedilir ve daha sonra tekrar erişebilirsiniz. Her kullanıcı sadece kendi arşivini görebilir.

Evet, son söz her zaman sizindir. Yapay zeka, binlerce kuralı ve tercihi analiz ederek size matematiksel olarak en adil ve en optimal taslağı sunar. Ancak bazen insan sezgisi veya son dakika gelişmeleri gerekebilir. Bu durumda:

• Manuel Düzenleme Modu'nu aktif hale getirebilirsiniz.
• Takvim üzerinde herhangi bir güne tıklayarak, o günkü görevlendirmeleri açılır menülerden kolayca değiştirebilirsiniz.
• Yaptığınız tüm manuel değişiklikler kaydedilir ve isterseniz "Son Değişikliği Geri Al" butonu ile geri alabilirsiniz.

Sistem, personelin yıllık iznini en verimli şekilde kullanmasını hedefler. Algoritma, bir personeli izinden hemen önce veya hemen sonra yorucu bir nöbete atayarak tatil verimini düşürmek istemez. Bu nedenle, yıllık izin başlangıcından önceki 3 günü ve izin bitiminden sonraki 1 günü otomatik olarak "tampon bölge" ilan eder ve bu günlere nöbet yazmaz. Bu kural, adil dağılım algoritmasında yüksek önceliğe sahiptir.

Yapay zeka algoritması, kendisine verilen verilere göre her zaman en mantıklı ve kurallara en uygun sonucu üretir. Genellikle "hata" olarak algılanan durumlar, %99 oranında eksik veya yanlış veri girişinden kaynaklanır. Örneğin:

• Bir personelin izninin sisteme girilmemiş olması.
• Bir personelin "Yüksek Öncelikli" bir tercih girerek sistemi kilitlemesi.
• Yeterli sayıda personel (özellikle Sürücü veya Ekip Sorumlusu) eklenmemiş olması.

Bir sorunla karşılaşırsanız, lütfen önce Personel, İzinler ve Tercihler sekmelerindeki verilerin doğruluğunu kontrol edin.